The Explorers

Vedtægter Bestyrelse Medlemmer Referater Arrangementer Aktiviteter

Vedtægter for foreningen The Explorers 

Foreningens navn og hjemsted

Foreningens navn er: The Explorers. Foreningens hjemsted er Hørsholm.

Formål

The Explorers har til formål at videreudvikle medlemmernes horisont gennem fysiske og psykiske udfordringer på alle plan, dog uden fare for medlemmernes liv og lemmer.

Medlemskab

Foreningen tilstræber at bestå af max 40 medlemmer.
Som medlemmer kan optages kvinder, der er positive, aktive, morsomme og modige. Nye medlemmer skal anbefales af mindst et af foreningens medlemmer og kan kun optages, hvis bestyrelsen accepterer det nye medlem.

Medlemskabet kan fortsætte til medlemmet er 95 år. Dette forudsætter dog, at medlemmet er aktivt i privatlivet. Medlemskabet er betinget af, at man deltager i arrangementerne.

Udviser et medlem stærk passivitet, eller på andre måder er til gene for foreningen, kan vedkommende blive ekskluderet. Det er alene foreningens bestyrelse, der har kompetence til at ekskludere medlemmer. Der tilbagebetales ikke kontingent ved eksklusion.

Gæster

Gæster er velkomne med henblik på indmeldelse. Gæster betaler det samme for at deltage i et ar-rangement som medlemmerne (plus eventuel tilskud fra foreningen) plus et bidrag til foreningen på 50 kr.

Udmeldelse

Udmeldelse skal ske skriftligt til bestyrelsen. Der tilbagebetales ikke kontingent ved udmeldelse.

Arrangementer

The Explorers afholder 4 arrangementer pr. år så vidt muligt fordelt på 1 pr. kvartal.
Hvis et eller flere medlemmer ønsker at arrangere et arrangement uden for de fastlagte, kan dette gøres i privatregi og uden tilskud fra foreningen.

Arrangementerne arrangeres på skift af foreningens medlemmer.

Afholdelse og indkaldelse til arrangementer

Dato for arrangementerne fastsættes på den årlige generalforsamling - og der indkaldes skriftligt (gerne pr. e-mail) senest 3 uger før arrangementet med detaljer om mødetidspunkt, evt. særlig påklædning mv. Foreningens medlemmer af- eller tilmelder sig senest 2 uger før arrangement pr. telefon eller e-mail til arrangørerne. Denne frist kan dog afviges, såfremt arrangørerne af praktiske grunde har behov for tidligere af- eller tilmeldinger.
Arrangørerne står for opkrævning af tilmeldingsgebyret.
Tilmelding er bindende. Såfremt et medlem har tilmeldt sig et arrangement og bliver forhindret i at deltage, hæfter medlemmet for tilmeldingsgebyret.

Regler for arrangementer

Arrangementer må ikke være til fare for medlemmernes liv og lemmer. Såfremt arrangørerne er i tvivl om arrangementets forsvarlighed, skal bestyrelsen kontaktes skriftligt. Bestyrelsen afgør om arrangementet ligger indenfor foreningens rammer. Bestyrelsens forslag til arrangementer skal ses som ideer, og det er ikke noget krav, at der vælges blandt disse.

Hvert arrangement indledes med en kort briefing fra bestyrelsen eller medlemmerne. Disse briefinger er uden for referat.

Arrangørerne kan ansøge bestyrelsen om midler til arrangementerne.
Arrangørerne sender et kort referat, deltagerliste, adresse, billeder og evt. links til relevante hjemmesider til webmaster umiddelbart efter arrangementets afholdelse.

Ansvar/forsikring

Enhver deltagelse i arrangementerne sker på deltagernes egen risiko og ansvar. Dvs. ved eventuel skade, er det deltagerens egen forsikring, som skal benyttes.
Foreningen fraskriver sig ethvert ansvar for såvel person- som materielskade.

Kontingent

Medlemmer betaler et årligt kontingent, der fastsættes på den årlige generalforsamling.

Kontingentet opkræves i december måned. Såfremt kontingentet ikke er indbetalt på foreningens konto pr. 31. januar det følgende år fremsendes en rykker inklusive rykkergebyr på 30 kr.

Foreningens midler indsættes på en konto lydende på The Explorers i et anerkendt pengeinstitut.
Kontingentet tilbagebetales ikke ved udmeldelse eller eksklusion.

Kassereren er ansvarlig for opkrævning af kontingenter. Alle medlemmer af foreningen kan til enhver tid forlange at se bogføring og få besvaret eventuelle spørgsmål vedrørende de økonomiske dispositioner. Regnskabsåret er 1. december - 30. november.

Website

Der oprettes en website - www.theexplorers.dk - med vedtægter, medlemsliste, bestyrelsesreferater, afrapportering samt dato for arrangementer. Der opfordres til, at arrangørerne benytter websiten som supplement til indkaldelse samt detaljer for arrangementerne. 

Bestyrelsen

Bestyrelsen skal bestå af 5 bestyrelsesmedlemmer samt min. 1 suppleant. Der afholdes supplerings-valg til bestyrelsen, såfremt antallet af bestyrelsesmedlemmer kommer under 5. Suppleringsvalg kan finde sted enten i forbindelse med et arrangement eller i forbindelse med den årlige generalforsamling. Bestyrelsesmedlemmer skal vælges blandt medlemmer med minimum 2 års fuldt medlemskab. Ekstraordinært kan der indkaldes til skriftligt suppleringsvalg.

Bestyrelsens medlemmer har lige stemmeret, og alle beslutninger træffes med almindelig stemme-flerhed.

Generalforsamling

Der afholdes generalforsamling hvert år i oktober/november. Referat offentliggøres på websiten se-nest 14 dage efter afholdt møde.

Indkaldelse til den ordinære generalforsamling skal ske skriftligt med 1 måneds varsel.

Dagsorden omfatter følgende punkter: 

1. Valg af dirigent 
2. Formandens beretning 
3. Godkendelse af regnskab og budget for det kommende år samt fastsættelse af kontingent 
4. Behandling af indkomne forslag til arrangementer 
5. Fastsættelse af datoer for det kommende års arrangementer 
6. Suppleringsvalg til bestyrelsen.
7. Eventuelt 

Generalforsamlingen ledes af en af generalforsamlingen valgt dirigent, der leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde og stemmeafgivning.

Forslag til behandling på en ordinær generalforsamling skal fremsættes skriftligt og være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.

Når en generalforsamling er lovlig indvarslet, er den beslutningsdygtig i alle forhold.

I forbindelse med den ordinære generalforsamling skal det tilstræbes at afholde en aktivitet i form af foredrag, udstilling etc.

Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når mindst 1/3 af foreningens medlemmer skriftligt fremsætter begæring herom til bestyrelsen, eller når mindst tre bestyrelsesmedlemmer kræver dette.

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling indeholdende motiveret dagsorden skal derefter ud-sendes til samtlige medlemmer senest 30 dage efter at begæring herom er fremsat og med mindst 14 dages varsel.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes så vidt muligt skriftligt. 
Som godkendt på ekstraordinær generalforsamling den. 

Som godkendt på ekstraordinær generalforsamling den 18. marts 2005.